Rejestr faktur, zapłaty i uruchomionych urządzeń MP6
Jedna inwestycja może obejmować wiele faktur, płatności częściowych i urządzeń. Zapisanie ich w jednym folderze nie pokazuje jeszcze, które dowody należą do którego elementu. Rejestr tworzy osobny łańcuch dla mikroinstalacji, magazynu energii elektrycznej i magazynu ciepła — wyłącznie w zakresie faktycznie zgłoszonym w istniejącym wniosku MP6.
Zacznij od zakresu wysłanego w GWD
Nie dopisuj nowego urządzenia do zamkniętego naboru
Otwórz kopię pierwotnego formularza i wypisz elementy zgłoszone do dofinansowania. Obok każdego wpisz numer sekcji oraz nazwę załącznika. Rejestr nie służy do rozszerzenia zakresu po zamknięciu MP6. Jeżeli Komunikat Systemowy dotyczy elementu, którego nie rozpoznajesz, porównaj wiadomość z wysłaną wersją i skieruj precyzyjne pytanie do NFOŚiGW.
Warstwa 1. Faktura i jej historia
Dla każdej faktury lub paragonu imiennego zapisz numer, wystawcę, nabywcę, datę, pozycje, kwoty oraz urządzenie lub usługę, z którymi je łączysz. Oddziel faktury zaliczkowe od końcowej. Jeżeli wystawiono korektę, zachowaj fakturę korygowaną, dokument korygujący i wynik po korekcie.
Katalog błędów MP6 wskazuje między innymi brak faktury końcowej przy samych zaliczkach, dołączenie korekty bez faktury korygowanej oraz zmianę treści inną niż fakturą korygującą, notą lub specyfikacją. Nie retuszuj skanu, nie dopisuj modelu komputerowo i nie zastępuj pierwotnego dokumentu plikiem o tej samej nazwie.
Warstwa 2. Dowód pełnej zapłaty
Numer faktury jest kluczem łączenia
Faktura i zapłata to dwa różne dowody. Do każdego dokumentu kosztowego przypisz potwierdzenie zrealizowanego przelewu, dokument KP albo właściwe oświadczenie przewidziane w zasadach MP6. Sprawdź numer dokumentu, kwotę, datę, odbiorcę i status płatności. Jeżeli jedna płatność obejmuje kilka faktur, utwórz rozpisanie, które pozwala odtworzyć sumę bez zgadywania.
Sama adnotacja „opłacono”, zrzut ekranu z telefonu lub umowa kredytowa nie powinny być traktowane jako dowód pełnej zapłaty tylko dlatego, że pokazują wydatek. Aktualny dla sprawy katalog określa dopuszczalne dokumenty. Jeżeli historia rachunku pokazuje również obce operacje, wygeneruj z banku dokument dotyczący właściwej transakcji albo zastosuj sposób wskazany w wezwaniu. Nie retuszuj danych samej operacji.
Warstwa 3. Model i parametry urządzenia
Utwórz rekord sprzętu: kategoria, producent, pełny typ lub model, moc, pojemność oraz numer seryjny, jeśli występuje i pomaga rozpoznać sztukę. Następnie dodaj kolumny: faktura, specyfikacja, formularz GWD, protokół, karta produktu lub etykieta oraz oznaczenie na urządzeniu.
Nie oczekuj identycznego zestawu pól w każdym dokumencie. Oficjalny protokół MP6 dla urządzeń dodatkowych przewiduje producenta, typ lub model, moc, pojemność, daty prac i potwierdzenie uruchomienia. Faktura pokazuje zakup, a formularz zakres zgłoszony do oceny. Wszystkie powinny jednak prowadzić do tego samego urządzenia, a różnica wariantu wymaga wyjaśnienia u wystawcy.
Warstwa 4. Montaż, odbiór i uruchomienie
Protokół odbioru MP6 dotyczy dodatkowych elementów i powinien być sporządzony na wzorze właściwym dla naboru. Porównaj adres, osobę, wykonawcę lub informację o samodzielnym montażu, model, moc lub pojemność, daty oraz wymagane podpisy. Nie używaj protokołu firmowego jako automatycznego zamiennika wzoru programu.
Oddziel datę dostawy od zakończenia montażu i uruchomienia. Dokument zakupu nie potwierdza sam przez się, że sprzęt został trwale zamontowany pod adresem instalacji. Jeśli dotyczy magazynu energii, osobno wskaż dowód zgłoszenia do OSD.
Warstwa 5. Plik wysłany i plik źródłowy
Każdy rekord zakończ nazwą załącznika z pierwotnej wersji GWD. Zachowaj plik źródłowy oraz dokładną kopię wysłaną. Nadaj wersję i datę, na przykład według schematu: rodzaj dokumentu — numer — data dokumentu — wersja. Nie używaj nazwy „final” bez numeru wersji.
Przed korektą zbuduj zestawienie: stara wartość, źródło starej wartości, przyczyna rozbieżności, prawidłowy dokument, nowa wartość i punkt wezwania. Pełna procedura znajduje się we wpisie Korekta GWD bez utraty wersji.
Zamknij każdy łańcuch osobno
Rekord jest kompletny, gdy można przejść od pozycji faktury do dowodu pełnej zapłaty, następnie do konkretnego urządzenia i — jeśli wymagany — do protokołu montażu i uruchomienia. Zielony status oznacza komplet dowodów w teczce, nie pozytywną decyzję NFOŚiGW.
Artykuł Faktura, zapłata i protokół w jednym łańcuchu prowadzi przez kontrolę jednego wydatku krok po kroku.